Wer wir sind
Inkeva ist eine Software zur Studioverwaltung für Tattoo-Artists und Tattoostudios. Sie wird von Mohamed Talaat, einem unabhängigen Entwickler, unter dem Namen Inkeva betrieben. In dieser Erklärung meinen „wir“ und „uns“ Inkeva.
Diese Erklärung gilt für die Website inkeva.com, die Inkeva-Web-App und die Inkeva-Apps für iOS und Android. Du erreichst uns unter support@inkeva.com.
Postanschrift für rechtliche Mitteilungen: Noch zu bestätigen
Zwei Arten von Daten, zwei Rollen
Studiokontodaten sind Angaben zu Studioinhabern und Teammitgliedern, die Inkeva nutzen: Namen, E-Mail-Adressen, Rollen und Einstellungen. Für diese Daten sind wir Verantwortliche.
Kundendaten sind Angaben, die ein Studio in Inkeva über seine eigenen Kunden speichert: Buchungen, Kontaktdaten, Einwilligungsformulare, Gesundheitsangaben, Fotos und Zahlungen. Für diese Daten ist das Studio Verantwortlicher und wir sind sein Auftragsverarbeiter. Wir verarbeiten sie nur auf Weisung des Studios und um ihm den Dienst bereitzustellen.
Wenn du Kunde eines Studios bist und deine Daten einsehen, berichtigen oder löschen lassen möchtest, wende dich bitte zuerst an das Studio. Du kannst deine Daten auch über den privaten Portal-Link herunterladen oder ihre Löschung beantragen, den dir das Studio schickt. Wenn du stattdessen uns schreibst, leiten wir deine Anfrage an das Studio weiter und helfen bei der Antwort.
Was wir erheben
Kontodaten: dein Name, deine E-Mail-Adresse, dein Passwort (bei unserem Anmeldedienst nur als sicherer Hash gespeichert), deine Sprache, die Studios, zu denen du gehörst, und deine Rolle in jedem davon.
Studioakten: alles, was ein Studio in Inkeva einträgt oder empfängt, etwa Namen, Kontaktdaten und Geburtsdaten von Kunden, Termine, Projekte, Notizen, Entwurfsdateien, Fotos, unterschriebene Formulare, E-Mails im Studio-Posteingang, Material und Buchhaltung.
Zahlungen: Zahlungen werden von Whop abgewickelt. Wir speichern Beträge, Daten, Status und die Referenzen von Whop. Vollständige Kartennummern sehen oder speichern wir nie.
Technische Daten: Angaben, die für Betrieb und Schutz des Dienstes nötig sind, etwa Protokolleinträge, Gerätetyp, App-Version und Push-Tokens für die Team-Apps. IP-Adressen zur Begrenzung von Anfragen werden nur als Einweg-Hashes gespeichert.
Nachrichten an uns: was du ins Kontaktformular oder in E-Mails an support@inkeva.com schreibst.
Gesundheitsdaten
Antworten aus dem Gesundheitsfragebogen und Ausweisangaben sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach der DSGVO und sensible Daten nach mehreren US-Bundesstaatengesetzen. Inkeva verschlüsselt sie getrennt vom Rest der Akte mit Schlüsseln, die in Google Cloud Key Management liegen. Jedes Mal, wenn jemand im Studio sie öffnet, wird das im Audit-Log des Studios festgehalten.
Studios sind dafür verantwortlich, einen rechtmäßigen Grund für die Erhebung von Gesundheitsdaten zu haben. Die Einwilligungsformulare von Inkeva fragen die Einwilligung in die Datenverarbeitung getrennt von der Einwilligung ins Tattoo ab, damit Kunden sie ausdrücklich geben können.
Wie wir Daten nutzen
Um den Dienst bereitzustellen: Studioakten speichern, den richtigen Teammitgliedern anzeigen und im Namen des Studios die E-Mails senden, die seine Buchungen brauchen, etwa Bestätigungen, Erinnerungen, Anzahlungsanfragen, Pflegehinweise und Belege.
Um Inkeva sicher und funktionsfähig zu halten: Missbrauch verhindern, Probleme untersuchen und Supportanfragen beantworten.
Um unser eigenes Geschäft zu führen: Studios ihr Abo in Rechnung stellen und die gesetzlich vorgeschriebenen Steuerunterlagen aufbewahren.
Um Inkeva zu verbessern, anhand von Zahlen und Nutzungsmustern statt des Inhalts von Studioakten.
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, zeigen keine Werbung und nutzen keine Studio- oder Kundenakten, um Modelle für maschinelles Lernen zu trainieren.
Rechtsgrundlagen (EU, EWR und Vereinigtes Königreich)
Vertrag: Wir verarbeiten Studiokontodaten, um den Dienst zu erbringen, für den du dich angemeldet hast.
Berechtigte Interessen: Sicherheit, Betrugsprävention, Support und Produktverbesserung, abgewogen gegen deine Rechte.
Rechtliche Pflicht: Aufbewahrung von Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen.
Einwilligung: Marketing-E-Mails, die Studios über Inkeva senden, gehen nur an Kunden, die zugestimmt haben, und jede enthält einen Abmeldelink.
Wo Daten gespeichert werden
Die Region eines Studios wird bei der Anlage anhand seines Landes festgelegt. Studios in der EU, im EWR, im Vereinigten Königreich und in der Schweiz werden in der Google-Cloud-Region europe-west1 in Belgien gespeichert. Alle anderen Studios werden in der Google-Cloud-Region us-central1 in den Vereinigten Staaten gespeichert.
Für jedes Studio wird ein kleiner Teil der Daten in den USA gespeichert, damit Anmeldung und Abrechnung regionsübergreifend funktionieren: Benutzerkonten, die Liste der Studios jeder Person und der Abostatus.
Werden personenbezogene Daten aus dem EWR, dem Vereinigten Königreich oder der Schweiz außerhalb dieser Gebiete verarbeitet, stützen wir uns auf das EU-US Data Privacy Framework, wenn der Anbieter zertifiziert ist, und sonst auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.
Wer uns beim Betrieb von Inkeva hilft
Diese Anbieter verarbeiten personenbezogene Daten in unserem Auftrag. Mit jedem besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Neue Anbieter kündigen wir vorher an.
| Anbieter | Wofür | Wo |
|---|---|---|
| Google Cloud und Firebase | Hosting, Datenbanken, Dateispeicher, Anmeldung, Verschlüsselungsschlüssel und Hintergrundaufgaben sowie Google Analytics auf der öffentlichen Website (nur mit deiner Einwilligung) | Belgien (EU-Studios) oder Vereinigte Staaten |
| Cloudflare | Auslieferung von Website und App sowie Empfang von E-Mails an die Posteingangsadressen der Studios | Weltweites Netz, nah an den Besuchern |
| Zoho | Versand von E-Mails von noreply@inkeva.com und Empfang von E-Mails an support@inkeva.com | Europäische Union oder Vereinigte Staaten |
| Whop | Zahlungen, die Studios von ihren Kunden annehmen, und Inkeva-Abos im Web | Vereinigte Staaten |
| Apple und Google | Abos, die in den iOS- und Android-Apps abgeschlossen werden | Vereinigte Staaten |
| RevenueCat | Abgleich des Status von In-App-Abos mit dem Web | Vereinigte Staaten |
| Expo | Zustellung von Push-Benachrichtigungen an die Team-Apps | Vereinigte Staaten |
| Google Kalender und Microsoft Outlook | Kalender-Sync, nur wenn ein Teammitglied den eigenen Kalender verbindet | Je nach Konto des Teammitglieds |
| PostHog | Produktstatistik: Seitenaufrufe und einige Aktionen, ohne Kundendaten | Europäische Union (EU-Studios und Besucher aus der EU) oder Vereinigte Staaten |
Wie lange wir Daten aufbewahren
Studioakten werden aufbewahrt, solange das Studio ein Konto hat. Studios legen fest, wie lange unterschriebene Formulare und Kundenakten aufbewahrt werden, nie kürzer als das Recht am Arbeitsort verlangt, und Inkeva löscht Akten nach Ablauf dieser Frist automatisch.
Zahlungen und Buchhaltungsunterlagen werden so lange aufbewahrt, wie das Steuerrecht es verlangt, also 10 Jahre, sofern das Land des Studios keine andere Frist vorgibt.
Wenn ein Studio sein Konto schließt, löschen wir seine Akten innerhalb von 90 Tagen, außer dem, was wir gesetzlich aufbewahren müssen. Gelöschte Daten können kurze Zeit in verschlüsselten Sicherungen bleiben, bis diese ablaufen.
Nachrichten aus dem Kontaktformular bewahren wir bis zu zwei Jahre auf, damit wir Supportgespräche weiterführen können.
Deine Rechte
Je nachdem, wo du lebst, kannst du Auskunft über die personenbezogenen Daten verlangen, die wir über dich haben, sie berichtigen oder löschen lassen, eine Kopie in einem übertragbaren Format erhalten, die Verarbeitung einschränken oder ihr widersprechen und deine Einwilligung jederzeit widerrufen.
Schreib an support@inkeva.com. Wir antworten innerhalb eines Monats. Bei Kundendaten, die ein Studio speichert, leiten wir deine Anfrage als Auftragsverarbeiter an das Studio weiter.
Wenn du in der EU, im EWR oder im Vereinigten Königreich bist, kannst du dich auch bei deiner Datenschutzbehörde beschweren. Wenn du in einem US-Bundesstaat mit Datenschutzgesetz lebst, etwa Kalifornien, hast du die Rechte, die dir dieses Gesetz gibt. Wir verkaufen oder teilen keine personenbezogenen Daten für zielgerichtete Werbung.
Sicherheit
Daten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt. Gesundheitsangaben und Ausweisdaten werden ein zweites Mal mit eigenen Schlüsseln verschlüsselt. Jedes Teammitglied sieht nur, was seine Rolle erlaubt, und sensible Aktionen werden im Audit-Log jedes Studios festgehalten.
Betrifft eine Datenpanne personenbezogene Daten, informieren wir die betroffenen Studios unverzüglich, damit sie ihre eigenen Pflichten erfüllen können, und benachrichtigen die Behörden, wo das Gesetz es verlangt.
Kinder
Inkeva-Konten sind für Studioinhaber und Teammitglieder ab 16 Jahren. Studios dürfen Angaben zu Kunden unter 18 speichern, wo das örtliche Recht Tattoos mit Einwilligung der Eltern oder Erziehungsberechtigten erlaubt. Die Formulare von Inkeva unterstützen diese Einwilligung.
Änderungen dieser Erklärung
Wenn wir diese Erklärung wesentlich ändern, schreiben wir den Studioinhabern mindestens 30 Tage bevor die Änderung wirksam wird. Das Datum oben zeigt die aktuelle Fassung.
Kontakt
Fragen oder Anliegen zum Datenschutz: support@inkeva.com. Wir sind ein kleines Team, und ein Mensch liest jede Nachricht.