Informativa sulla privacy

Due tipi di dati, due ruoli

I dati dell'account dello studio riguardano titolari e personale che usano Inkeva: nomi, indirizzi email, ruoli e impostazioni. Per questi dati siamo titolari del trattamento.

I dati dei clienti sono le informazioni che uno studio conserva in Inkeva sui propri clienti: prenotazioni, contatti, moduli di consenso, risposte sulla salute, foto e pagamenti. Il titolare di questi dati è lo studio e noi siamo il suo responsabile del trattamento. Li trattiamo solo su istruzione dello studio e per fornirgli il servizio.

Se sei cliente di uno studio e vuoi vedere, correggere o cancellare i tuoi dati, contatta prima lo studio. Puoi anche scaricare i tuoi dati o chiederne la cancellazione dal link privato all'area clienti che lo studio ti invia. Se scrivi a noi, inoltriamo la richiesta allo studio e lo aiutiamo a rispondere.

Cosa raccogliamo

Dati dell'account: nome, indirizzo email, password (conservata solo come hash sicuro dal nostro servizio di accesso), lingua, gli studi di cui fai parte e il tuo ruolo in ciascuno.

Registri dello studio: tutto ciò che uno studio inserisce o riceve in Inkeva, come nomi, contatti e date di nascita dei clienti, appuntamenti, progetti, note, file dei disegni, foto, moduli firmati, email nella casella dello studio, materiali e contabilità.

Pagamenti: i pagamenti sono elaborati da Whop. Conserviamo importi, date, stato e riferimenti di Whop. Non vediamo né conserviamo mai i numeri completi delle carte.

Dati tecnici: le informazioni necessarie per far funzionare e proteggere il servizio, come registri, tipo di dispositivo, versione dell'app e token per le notifiche delle app del team. Gli indirizzi IP usati per limitare gli abusi sono conservati solo come hash irreversibili.

Messaggi che ci invii: ciò che scrivi nel modulo di contatto o nelle email a support@inkeva.com.

Dati sanitari

Le risposte al questionario sanitario e i dati del documento sono categorie particolari di dati secondo il GDPR e dati sensibili secondo varie leggi statali USA. Inkeva li cifra separatamente dal resto del registro con chiavi conservate in Google Cloud Key Management. Ogni volta che qualcuno dello studio li apre, viene annotato nel registro di controllo dello studio.

Gli studi sono responsabili di avere una base giuridica per raccogliere dati sanitari. I moduli di consenso di Inkeva chiedono il consenso al trattamento dei dati separatamente da quello al tatuaggio, così i clienti possono darlo in modo esplicito.

Come usiamo i dati

Per fornire il servizio: conservare i registri dello studio, mostrarli alle persone giuste del team e inviare per conto dello studio le email di cui hanno bisogno le prenotazioni, come conferme, promemoria, richieste di acconto, istruzioni per la cura e ricevute.

Per mantenere Inkeva sicuro e funzionante: prevenire abusi, indagare sui problemi e rispondere alle richieste di assistenza.

Per gestire la nostra attività: fatturare agli studi l'abbonamento e conservare i documenti fiscali previsti dalla legge.

Per migliorare Inkeva, usando numeri e tendenze d'uso anziché il contenuto dei registri degli studi.

Non vendiamo dati personali, non mostriamo pubblicità e non usiamo i registri di studi o clienti per addestrare modelli di apprendimento automatico.

Basi giuridiche (UE, SEE e Regno Unito)

Contratto: trattiamo i dati dell'account dello studio per fornire il servizio a cui ti sei iscritto.

Legittimo interesse: sicurezza, prevenzione delle frodi, assistenza e miglioramento del prodotto, bilanciati con i tuoi diritti.

Obbligo di legge: conservazione di fatture e documenti contabili.

Consenso: le email di marketing che gli studi inviano tramite Inkeva arrivano solo ai clienti che le hanno accettate, e ognuna contiene un link per disiscriversi.

Dove sono conservati i dati

La regione di ogni studio viene fissata alla sua creazione, in base al paese. Gli studi di UE, SEE, Regno Unito e Svizzera sono conservati nella regione europe-west1 di Google Cloud, in Belgio. Tutti gli altri studi sono conservati nella regione us-central1 di Google Cloud, negli Stati Uniti.

Una piccola parte dei dati di ogni studio è conservata negli Stati Uniti perché accesso e fatturazione funzionino tra le regioni: account utente, elenco degli studi di ogni persona e stato dell'abbonamento.

Quando dati personali provenienti da SEE, Regno Unito o Svizzera sono trattati fuori da queste aree, ci basiamo sul Data Privacy Framework UE-USA se il fornitore è certificato e, altrimenti, sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea.

Chi ci aiuta a gestire Inkeva

Questi fornitori trattano dati personali per nostro conto. Con ognuno abbiamo un accordo sul trattamento dei dati. Annunceremo in anticipo quelli nuovi.

Per quanto conserviamo i dati

I registri dello studio sono conservati finché lo studio ha un account. Gli studi stabiliscono per quanto conservare moduli firmati e schede clienti, mai meno di quanto richiesto dalla legge del luogo in cui lavorano, e alla scadenza Inkeva cancella automaticamente i registri.

Pagamenti e documenti contabili sono conservati per il tempo previsto dalla normativa fiscale, cioè 10 anni salvo che il paese dello studio stabilisca un periodo diverso.

Quando uno studio chiude l'account, cancelliamo i suoi registri entro 90 giorni, salvo ciò che la legge ci obbliga a conservare. I dati cancellati possono restare per poco tempo in backup cifrati fino alla loro scadenza.

I messaggi del modulo di contatto sono conservati fino a due anni per poter dare seguito alle conversazioni di assistenza.

I tuoi diritti

A seconda di dove vivi, puoi chiedere di vedere i dati personali che abbiamo su di te, correggerli, cancellarli, riceverne una copia in un formato portabile, limitarne o contestarne l'uso e revocare il consenso in qualsiasi momento.

Scrivi a support@inkeva.com. Rispondiamo entro un mese. Per i dati dei clienti conservati da uno studio, inoltriamo la tua richiesta allo studio in qualità di responsabile del trattamento.

Se ti trovi nell'UE, nel SEE o nel Regno Unito, puoi anche presentare reclamo all'autorità per la protezione dei dati. Se vivi in uno stato USA con una legge sulla privacy, come la California, hai i diritti che quella legge ti riconosce. Non vendiamo né condividiamo dati personali per pubblicità mirata.

Sicurezza

I dati sono cifrati in transito e a riposo. Le risposte sulla salute e i dati del documento sono cifrati una seconda volta con chiavi separate. Ogni membro del team vede solo ciò che il suo ruolo consente e le azioni sensibili sono annotate nel registro di controllo di ogni studio.

Se una violazione riguarda dati personali, avvisiamo senza ingiustificato ritardo gli studi coinvolti perché possano adempiere ai propri obblighi, e informiamo le autorità quando la legge lo richiede.

Cookie e archiviazione locale

Usiamo solo ciò che serve al servizio. Un cookie ricorda la tua lingua. Il nostro servizio di accesso conserva la sessione nell'archivio del browser e l'app ricorda l'ultimo studio che hai aperto.

Per bloccare gli abusi automatizzati, l'app web usa Google reCAPTCHA Enterprise tramite Firebase App Check, che può impostare propri cookie. Non usiamo cookie pubblicitari.

Misuriamo l'uso di Inkeva con PostHog. Nella dashboard registra quali pagine apre il team e alcune azioni, come creare uno studio o prenotare un appuntamento, collegate solo a un ID account. Sul nostro sito e nei link per i clienti parte solo se scegli Consenti nel banner, e la tua scelta resta nella memoria del browser. Non inviamo mai nomi, indirizzi email o numeri di telefono dei clienti e non registriamo le sessioni.

Sul nostro sito pubblico usiamo anche Google Analytics, e solo dopo che hai scelto Consenti. Imposta i propri cookie per contare le visite e vedere quali pagine vengono lette. Le sue funzioni pubblicitarie sono disattivate e Google non riceve mai i dati degli studi o dei clienti.

Minori

Gli account Inkeva sono per titolari e personale degli studi dai 16 anni in su. Gli studi possono registrare informazioni su clienti minori di 18 anni dove la legge locale consente di tatuarli con il consenso di un genitore o tutore. I moduli di Inkeva supportano questo consenso.

Modifiche a questa informativa

Quando modifichiamo questa informativa in modo rilevante, scriviamo ai titolari degli studi almeno 30 giorni prima che la modifica entri in vigore. La data in alto indica la versione più recente.

Contatti

Domande o richieste sulla privacy: support@inkeva.com. Siamo un team piccolo e ogni messaggio lo legge una persona.