Politique de confidentialité

Deux types de données, deux rôles

Les données de compte du studio concernent les propriétaires et le personnel qui utilisent Inkeva : noms, adresses e-mail, rôles et paramètres. Pour ces données, nous sommes responsable du traitement.

Les données clients sont les informations qu'un studio conserve sur ses propres clients dans Inkeva : réservations, coordonnées, formulaires de consentement, réponses de santé, photos et paiements. Le studio est responsable du traitement de ces données et nous sommes son sous-traitant. Nous ne les traitons que sur instruction du studio et pour lui fournir le service.

Si vous êtes client d'un studio et souhaitez consulter, corriger ou supprimer vos données, contactez d'abord le studio. Vous pouvez aussi télécharger vos données ou demander leur suppression depuis le lien privé vers l'espace client que le studio vous envoie. Si vous nous écrivez, nous transmettons votre demande au studio et l'aidons à y répondre.

Ce que nous collectons

Données de compte : votre nom, votre adresse e-mail, votre mot de passe (conservé uniquement sous forme d'empreinte sécurisée par notre fournisseur de connexion), votre langue, les studios dont vous faites partie et votre rôle dans chacun.

Dossiers du studio : tout ce qu'un studio saisit ou reçoit dans Inkeva, comme les noms, coordonnées et dates de naissance des clients, les rendez-vous, projets, notes, fichiers de dessins, photos, formulaires signés, e-mails de la boîte de réception du studio, fournitures et données comptables.

Paiements : les paiements sont traités par Whop. Nous conservons les montants, dates, statuts et références de Whop. Nous ne voyons ni ne conservons jamais les numéros de carte complets.

Données techniques : les informations nécessaires pour faire fonctionner et protéger le service, comme les journaux, le type d'appareil, la version de l'application et les jetons de notification des applications de l'équipe. Les adresses IP utilisées pour limiter les abus ne sont conservées que sous forme d'empreintes irréversibles.

Messages que vous nous envoyez : ce que vous écrivez dans le formulaire de contact ou dans vos e-mails à support@inkeva.com.

Données de santé

Les réponses au questionnaire de santé et les informations d'identité sont des catégories particulières de données au sens du RGPD et des données sensibles selon plusieurs lois des États américains. Inkeva les chiffre séparément du reste du dossier avec des clés conservées dans Google Cloud Key Management. Chaque fois qu'une personne du studio les ouvre, c'est inscrit dans le journal d'audit du studio.

Il appartient aux studios d'avoir une raison légale de collecter des données de santé. Les formulaires de consentement d'Inkeva demandent le consentement au traitement des données séparément du consentement au tatouage, pour que les clients puissent le donner explicitement.

Comment nous utilisons les données

Pour fournir le service : conserver les dossiers du studio, les montrer aux bons membres de l'équipe et envoyer, au nom du studio, les e-mails dont ses réservations ont besoin, comme les confirmations, rappels, demandes d'acompte, conseils de soins et reçus.

Pour qu'Inkeva reste sûr et fonctionne : prévenir les abus, analyser les problèmes et répondre aux demandes d'aide.

Pour gérer notre propre activité : facturer aux studios leur abonnement et conserver les pièces comptables exigées par la loi.

Pour améliorer Inkeva, à partir de chiffres et de tendances d'utilisation plutôt que du contenu des dossiers des studios.

Nous ne vendons pas de données personnelles, nous n'affichons pas de publicité et nous n'utilisons pas les dossiers des studios ou des clients pour entraîner des modèles d'apprentissage automatique.

Bases légales (UE, EEE et Royaume-Uni)

Contrat : nous traitons les données de compte du studio pour fournir le service auquel vous avez souscrit.

Intérêts légitimes : sécurité, prévention de la fraude, assistance et amélioration du produit, mis en balance avec vos droits.

Obligation légale : conservation des factures et des pièces comptables.

Consentement : les e-mails marketing que les studios envoient via Inkeva ne partent qu'aux clients qui ont accepté de les recevoir, et chacun contient un lien de désinscription.

Où les données sont stockées

La région de chaque studio est fixée à sa création, d'après son pays. Les studios de l'UE, de l'EEE, du Royaume-Uni et de Suisse sont stockés dans la région europe-west1 de Google Cloud, en Belgique. Tous les autres studios sont stockés dans la région us-central1 de Google Cloud, aux États-Unis.

Une petite quantité de données est conservée aux États-Unis pour chaque studio afin que la connexion et la facturation fonctionnent entre régions : les comptes utilisateurs, la liste des studios de chaque personne et le statut d'abonnement.

Lorsque des données personnelles provenant de l'EEE, du Royaume-Uni ou de Suisse sont traitées hors de ces zones, nous nous appuyons sur le Data Privacy Framework UE-États-Unis lorsque le prestataire est certifié, et sinon sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Qui nous aide à faire fonctionner Inkeva

Ces prestataires traitent des données personnelles pour notre compte. Chacun est lié par un accord de traitement des données. Nous annoncerons les nouveaux prestataires à l'avance.

Combien de temps nous conservons les données

Les dossiers du studio sont conservés tant que le studio a un compte. Les studios fixent la durée de conservation des formulaires signés et des fiches clients, jamais inférieure à ce qu'exige la loi du lieu où ils travaillent, et Inkeva efface automatiquement les dossiers à la fin de cette durée.

Les paiements et les pièces comptables sont conservés aussi longtemps que l'exige le droit fiscal, soit 10 ans sauf si le pays du studio fixe une autre durée.

Quand un studio ferme son compte, nous supprimons ses dossiers sous 90 jours, sauf ce que la loi nous oblige à garder. Les données supprimées peuvent rester peu de temps dans des sauvegardes chiffrées avant que celles-ci n'expirent.

Les messages du formulaire de contact sont conservés jusqu'à deux ans pour pouvoir assurer le suivi des échanges avec le support.

Vos droits

Selon l'endroit où vous vivez, vous pouvez demander à consulter les données personnelles que nous détenons sur vous, les corriger, les supprimer, en recevoir une copie dans un format portable, limiter leur utilisation ou vous y opposer, et retirer votre consentement à tout moment.

Écrivez à support@inkeva.com. Nous répondons sous un mois. Pour les données clients détenues par un studio, nous transmettons votre demande au studio en tant que sous-traitant.

Si vous êtes dans l'UE, l'EEE ou au Royaume-Uni, vous pouvez aussi saisir votre autorité de protection des données. Si vous vivez dans un État américain doté d'une loi sur la vie privée, comme la Californie, vous disposez des droits qu'elle vous accorde. Nous ne vendons ni ne partageons de données personnelles pour de la publicité ciblée.

Sécurité

Les données sont chiffrées en transit et au repos. Les réponses de santé et les informations d'identité sont chiffrées une seconde fois avec des clés distinctes. Chaque membre de l'équipe ne voit que ce que son rôle permet et les actions sensibles sont inscrites dans le journal d'audit de chaque studio.

Si une violation touche des données personnelles, nous prévenons les studios concernés dans les meilleurs délais pour qu'ils puissent remplir leurs propres obligations, et nous informons les autorités lorsque la loi l'exige.

Cookies et stockage local

Nous n'utilisons que ce dont le service a besoin. Un cookie mémorise votre langue. Notre fournisseur de connexion garde votre session dans le stockage de votre navigateur, et l'application retient le dernier studio que vous avez ouvert.

Pour bloquer les abus automatisés, l'application web utilise Google reCAPTCHA Enterprise via Firebase App Check, qui peut déposer ses propres cookies. Nous n'utilisons aucun cookie publicitaire.

Nous mesurons l'utilisation d'Inkeva avec PostHog. Dans le tableau de bord, il enregistre les pages ouvertes par l'équipe et quelques actions, comme la création d'un studio ou la prise d'un rendez-vous, liées uniquement à un identifiant de compte. Sur notre site et sur les liens envoyés aux clients, il ne démarre que si vous choisissez Autoriser dans le bandeau, et votre choix est conservé dans le stockage de votre navigateur. Nous n'envoyons jamais les noms, adresses e-mail ou numéros de téléphone des clients, et nous n'enregistrons pas les sessions.

Sur notre site public, nous utilisons aussi Google Analytics, uniquement après que vous avez choisi Autoriser. Il dépose ses propres cookies pour compter les visites et voir quelles pages sont lues. Ses fonctions publicitaires sont désactivées, et Google ne reçoit jamais les données des studios ni des clients.

Enfants

Les comptes Inkeva sont destinés aux propriétaires et au personnel des studios âgés de 16 ans ou plus. Les studios peuvent enregistrer des informations sur des clients de moins de 18 ans lorsque la loi locale autorise à les tatouer avec le consentement d'un parent ou d'un tuteur. Les formulaires d'Inkeva prennent ce consentement en charge.

Modifications de cette politique

Quand nous modifions cette politique de façon importante, nous écrivons aux propriétaires de studio au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur du changement. La date en haut de la page indique la dernière version.

Contact

Questions ou demandes concernant la confidentialité : support@inkeva.com. Nous sommes une petite équipe et une personne lit chaque message.