Kim jesteśmy
Inkeva to oprogramowanie do zarządzania studiem dla tatuatorów i studiów tatuażu. W tej polityce „my” i „nas” oznacza Inkeva.
Ta polityka obejmuje stronę inkeva.com, aplikację webową Inkeva oraz aplikacje Inkeva na iOS i Androida. Możesz się z nami skontaktować pod adresem support@inkeva.com.
Dwa rodzaje danych, dwie role
Dane kont studiów to informacje o właścicielach i pracownikach studiów, którzy korzystają z Inkeva: imiona i nazwiska, adresy e-mail, role i ustawienia. W przypadku tych danych jesteśmy administratorem.
Dane klientów to informacje, które studio przechowuje w Inkeva o swoich klientach: rezerwacje, dane kontaktowe, formularze zgody, odpowiedzi dotyczące zdrowia, zdjęcia i płatności. Administratorem tych danych jest studio, a my jesteśmy podmiotem przetwarzającym. Przetwarzamy je wyłącznie na polecenie studia i w celu świadczenia mu usługi.
Jeśli jesteś klientem studia i chcesz zobaczyć, poprawić lub usunąć swoje dane, skontaktuj się najpierw ze studiem. Możesz też pobrać swoje dane albo poprosić o ich usunięcie przez prywatny link do portalu, który wysyła Ci studio. Jeśli zamiast tego napiszesz do nas, przekażemy Twoją prośbę studiu i pomożemy mu odpowiedzieć.
Co zbieramy
Dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, hasło (przechowywane przez naszego dostawcę logowania wyłącznie jako bezpieczny skrót), język, studia, do których należysz, i Twoja rola w każdym z nich.
Dokumentacja studia: wszystko, co studio wprowadza lub otrzymuje w Inkeva, na przykład imiona i nazwiska klientów, dane kontaktowe i daty urodzenia, wizyty, projekty, notatki, pliki z projektami, zdjęcia, podpisane formularze, e-maile w skrzynce studia, materiały i dokumentacja księgowa.
Płatności: płatności obsługuje Whop. Przechowujemy kwoty, daty, status i identyfikatory Whop. Nigdy nie widzimy ani nie przechowujemy pełnych numerów kart.
Dane techniczne: informacje potrzebne do działania i ochrony usługi, takie jak wpisy w logach, typ urządzenia, wersja aplikacji i tokeny powiadomień push w aplikacjach dla zespołu. Adresy IP używane do ograniczania liczby żądań przechowujemy wyłącznie jako jednokierunkowe skróty.
Wiadomości do nas: to, co piszesz w formularzu kontaktowym, przez przycisk Uwagi lub w e-mailach na support@inkeva.com.
Okno pytań: to, co wpiszesz w oknie pytań na naszej stronie, trafia do OpenAI razem z wcześniejszymi wiadomościami z tej rozmowy, aby można było napisać odpowiedź. Nie przechowujemy pytań ani odpowiedzi na naszych serwerach, tylko liczby i czasy. Twoje rozmowy są zapisywane w Twojej przeglądarce, więc możesz do nich wrócić. Nie wpisuj tam danych o zdrowiu ani dokumentów tożsamości klienta.
Dane dotyczące zdrowia
Odpowiedzi w ankiecie zdrowotnej i dane z dokumentów tożsamości to szczególne kategorie danych w rozumieniu RODO oraz dane wrażliwe w świetle przepisów kilku stanów USA. Inkeva szyfruje je oddzielnie od reszty dokumentacji kluczami przechowywanymi w Google Cloud Key Management. Każde ich otwarcie przez kogoś ze studia jest zapisywane w dzienniku audytu studia.
Studia odpowiadają za posiadanie podstawy prawnej do zbierania danych o zdrowiu. Formularze zgody Inkeva proszą o zgodę na przetwarzanie danych oddzielnie od zgody na sam tatuaż, dzięki czemu klienci mogą wyrazić ją wprost.
Jak wykorzystujemy dane
Aby świadczyć usługę: przechowywać dokumentację studia, pokazywać ją właściwym członkom zespołu i wysyłać w imieniu studia e-maile potrzebne przy rezerwacjach, takie jak potwierdzenia, przypomnienia, prośby o zadatek, zalecenia pielęgnacyjne i potwierdzenia płatności.
Aby Inkeva było bezpieczne i działało: zapobiegać nadużyciom, badać problemy i odpowiadać na prośby o pomoc.
Aby prowadzić naszą działalność: pobierać od studiów opłaty za subskrypcję i prowadzić dokumentację podatkową wymaganą przez prawo.
Aby ulepszać Inkeva, na podstawie liczb i wzorców użytkowania, a nie treści dokumentacji studiów.
Nie sprzedajemy danych osobowych, nie wyświetlamy reklam i nie używamy dokumentacji studiów ani klientów do trenowania modeli uczenia maszynowego.
Podstawy prawne (UE, EOG i Wielka Brytania)
Umowa: przetwarzamy dane kont studiów, aby świadczyć usługę zgodnie z zawartą umową.
Prawnie uzasadnione interesy: bezpieczeństwo, zapobieganie oszustwom, wsparcie i ulepszanie produktu, z uwzględnieniem Twoich praw.
Obowiązek prawny: przechowywanie faktur i dokumentacji księgowej.
Zgoda: e-maile marketingowe, które studia wysyłają przez Inkeva, trafiają tylko do klientów, którzy się na nie zgodzili, a każdy zawiera link do wypisania się.
Zgoda: analityka na naszej publicznej stronie i w linkach dla klientów (Google Analytics i PostHog) działa dopiero po wybraniu Zezwól. W każdej chwili możesz zmienić zdanie w Ustawieniach plików cookie na dole stron serwisu. Ten sam wybór dotyczy pliku cookie linku partnera (inkeva_aff).
Gdzie przechowujemy dane
Region każdego studia jest ustalany przy jego tworzeniu na podstawie kraju. Studia z UE, EOG, Wielkiej Brytanii i Szwajcarii są przechowywane w regionie europe-west1 Google Cloud w Belgii. Wszystkie pozostałe studia są przechowywane w regionie us-central1 Google Cloud w Stanach Zjednoczonych.
Niewielka ilość danych każdego studia jest przechowywana w Stanach Zjednoczonych, aby logowanie i rozliczenia działały we wszystkich regionach: konta użytkowników, lista studiów, do których należy każda osoba, i status subskrypcji.
Gdy dane osobowe z EOG, Wielkiej Brytanii lub Szwajcarii są przetwarzane poza tymi obszarami, opieramy się na ramach ochrony danych UE-USA (Data Privacy Framework), jeśli dostawca ma certyfikację, a w pozostałych przypadkach na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej.
Kto pomaga nam prowadzić Inkeva
Ci dostawcy przetwarzają dla nas dane osobowe. Każdego z nich wiąże umowa powierzenia przetwarzania danych. O nowych dostawcach informujemy z wyprzedzeniem.
| Dostawca | W jakim celu | Gdzie |
|---|---|---|
| Google Cloud i Firebase | Hosting, bazy danych, przechowywanie plików, logowanie i e-maile logowania, klucze szyfrujące i zadania w tle | Belgia (studia z UE) lub Stany Zjednoczone |
| Google Analytics | Liczenie odwiedzin naszej publicznej strony, dopiero po wybraniu Zezwól | Stany Zjednoczone |
| Cloudflare | Dostarczanie strony i aplikacji oraz odbieranie e-maili wysyłanych na adresy skrzynek studiów | Globalna sieć, najbliżej odwiedzającego |
| Zoho | Wysyłanie e-maili z noreply@inkeva.com i odbieranie e-maili na support@inkeva.com | Unia Europejska lub Stany Zjednoczone |
| Whop | Płatności, które studia przyjmują od klientów, oraz subskrypcje Inkeva w przeglądarce | Stany Zjednoczone |
| Apple i Google | Subskrypcje kupione w aplikacjach na iOS i Androida | Stany Zjednoczone |
| RevenueCat | Synchronizowanie statusu subskrypcji z aplikacji ze statusem w przeglądarce | Stany Zjednoczone |
| Expo | Dostarczanie powiadomień push do aplikacji dla zespołu | Stany Zjednoczone |
| Kalendarz Google i Microsoft Outlook | Synchronizacja kalendarza, tylko gdy członek zespołu połączy własny kalendarz | Zależy od konta członka zespołu |
| PostHog | Statystyki użycia: odsłony stron i kilka działań, bez danych klientów | Unia Europejska (studia i odwiedzający z UE) lub Stany Zjednoczone |
| OpenAI | Pisanie odpowiedzi w oknie pytań na naszej stronie | Stany Zjednoczone |
Mapy na stronach studiów
Strona studia może pokazywać mapę z jego lokalizacją. Przeglądarka wczytuje mapę z OpenFreeMap (openfreemap.org) dopiero wtedy, gdy dotrzesz do tej części strony, i jak każda strona internetowa OpenFreeMap widzi wtedy Twój adres IP.
Gdy studio zapisuje swój adres, ustalamy jego położenie za pomocą usługi Nominatim z OpenStreetMap. Wysyłamy tylko adres studia, nigdy nic o jego klientach. Podczas zakładania studia wyszukiwarka adresów wysyła wpisany tekst do Photon, wyszukiwarki OpenStreetMap prowadzonej przez komoot w Niemczech. Zapytanie wychodzi z naszych serwerów, nie z Twojego urządzenia.
Jak długo przechowujemy dane
Dokumentacja studia jest przechowywana, dopóki studio ma konto. Studia ustalają, jak długo przechowywać podpisane formularze i dane klientów, nigdy krócej, niż wymaga prawo w miejscu ich pracy, a Inkeva automatycznie usuwa dokumentację po upływie tego okresu.
Płatności i dokumentacja księgowa są przechowywane tak długo, jak wymaga prawo podatkowe, czyli 10 lat, chyba że kraj studia przewiduje inny okres.
Gdy studio zamyka konto, usuwamy jego dokumentację w ciągu 90 dni, z wyjątkiem tego, co musimy zachować z mocy prawa. Usunięte dane mogą przez krótki czas pozostać w zaszyfrowanych kopiach zapasowych, zanim te wygasną.
Wiadomości wysłane przez formularz kontaktowy lub przycisk Uwagi są automatycznie usuwane dwa lata po otrzymaniu.
Twoje prawa
W zależności od miejsca zamieszkania możesz poprosić o dostęp do danych osobowych, które o Tobie przechowujemy, o ich sprostowanie, usunięcie, przekazanie kopii w przenośnym formacie, ograniczenie przetwarzania lub sprzeciw wobec sposobu ich wykorzystania, a także w każdej chwili wycofać zgodę.
Napisz na support@inkeva.com. Odpowiadamy w ciągu miesiąca. W przypadku danych klientów przechowywanych przez studio przekazujemy Twoją prośbę studiu jako jego podmiot przetwarzający.
Jeśli jesteś w UE, EOG lub Wielkiej Brytanii, możesz też złożyć skargę do organu ochrony danych, w Polsce do Prezesa UODO. Jeśli mieszkasz w stanie USA, który ma ustawę o prywatności, na przykład w Kalifornii, przysługują Ci prawa wynikające z tej ustawy. Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy danych osobowych do celów reklamy ukierunkowanej.
Bezpieczeństwo
Dane są szyfrowane podczas przesyłania i przechowywania. Odpowiedzi dotyczące zdrowia i dane z dokumentów tożsamości są szyfrowane po raz drugi osobnymi kluczami. Każdy członek zespołu widzi tylko to, na co pozwala jego rola, a wrażliwe działania są zapisywane w dzienniku audytu każdego studia.
Jeśli naruszenie dotyczy danych osobowych, bez zbędnej zwłoki informujemy zainteresowane studia, aby mogły wypełnić własne obowiązki, a tam, gdzie wymaga tego prawo, zawiadamiamy organy.
Dzieci
Konta Inkeva są dla właścicieli i pracowników studiów w wieku co najmniej 16 lat. Studia mogą zapisywać informacje o klientach poniżej 18 roku życia tam, gdzie lokalne prawo pozwala ich tatuować za zgodą rodzica lub opiekuna. Formularze Inkeva obsługują taką zgodę.
Zmiany tej polityki
Gdy zmieniamy tę politykę w istotny sposób, wysyłamy e-mail do właścicieli studiów co najmniej 30 dni przed wejściem zmiany w życie. Data na górze wskazuje najnowszą wersję.
Kontakt
Pytania lub prośby dotyczące prywatności: support@inkeva.com. Jesteśmy małym zespołem i każdą wiadomość czyta człowiek.