Privacybeleid

Twee soorten gegevens, twee rollen

Gegevens van studioaccounts zijn gegevens over eigenaren en medewerkers van studio's die Inkeva gebruiken: namen, e-mailadressen, rollen en instellingen. Voor deze gegevens zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.

Klantgegevens zijn gegevens die een studio in Inkeva over haar eigen klanten bijhoudt: boekingen, contactgegevens, toestemmingsformulieren, antwoorden over gezondheid, foto's en betalingen. De studio is voor deze gegevens de verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn de verwerker. We verwerken ze alleen in opdracht van de studio en om de dienst aan de studio te leveren.

Ben je klant van een studio en wil je je gegevens inzien, corrigeren of verwijderen, neem dan eerst contact op met de studio. Je kunt je gegevens ook downloaden of laten verwijderen via de privélink naar het portaal die de studio je stuurt. Schrijf je ons in plaats daarvan, dan sturen we je verzoek door naar de studio en helpen we haar het te beantwoorden.

Wat we verzamelen

Accountgegevens: je naam, e-mailadres, wachtwoord (door onze inlogprovider alleen als veilige hash opgeslagen), taal, de studio's waar je bij hoort en je rol in elke studio.

Studiogegevens: alles wat een studio in Inkeva invoert of ontvangt, zoals namen, contactgegevens en geboortedata van klanten, afspraken, projecten, notities, ontwerpbestanden, foto's, getekende formulieren, e-mails in de studio-inbox, voorraad en boekhouding.

Betalingen: betalingen worden verwerkt door Whop. We bewaren bedragen, data, status en de referenties van Whop. We zien of bewaren nooit volledige kaartnummers.

Technische gegevens: gegevens die nodig zijn om de dienst te laten werken en te beschermen, zoals logregels, apparaattype, appversie en tokens voor pushmeldingen in de apps voor het team. IP-adressen die we gebruiken om het aantal verzoeken te beperken, bewaren we alleen als eenrichtingshash.

Berichten aan ons: wat je schrijft in het contactformulier of in e-mails aan support@inkeva.com.

Gezondheidsgegevens

Antwoorden op de gezondheidsvragenlijst en gegevens van identiteitsbewijzen zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG en gevoelige gegevens onder de wetten van verschillende Amerikaanse staten. Inkeva versleutelt ze apart van de rest van het dossier met sleutels die in Google Cloud Key Management worden bewaard. Elke keer dat iemand van een studio ze opent, wordt dat vastgelegd in het auditlogboek van de studio.

Studio's zijn ervoor verantwoordelijk dat ze een rechtmatige grondslag hebben om gezondheidsgegevens te verzamelen. De toestemmingsformulieren van Inkeva vragen toestemming voor gegevensverwerking apart van toestemming voor de tattoo zelf, zodat klanten die uitdrukkelijk kunnen geven.

Hoe we gegevens gebruiken

Om de dienst te leveren: studiogegevens opslaan, ze aan de juiste teamleden tonen en namens de studio de e-mails versturen die bij boekingen horen, zoals bevestigingen, herinneringen, verzoeken om aanbetaling, nazorg en betalingsbewijzen.

Om Inkeva veilig en werkend te houden: misbruik voorkomen, problemen onderzoeken en supportvragen beantwoorden.

Om ons eigen bedrijf te runnen: studio's factureren voor hun abonnement en de belastingadministratie bijhouden die de wet vereist.

Om Inkeva te verbeteren, op basis van aantallen en gebruikspatronen en niet de inhoud van studiogegevens.

We verkopen geen persoonsgegevens, tonen geen advertenties en gebruiken gegevens van studio's of klanten niet om machinelearningmodellen te trainen.

Rechtsgronden (EU, EER en VK)

Overeenkomst: we verwerken gegevens van studioaccounts om de dienst te leveren waarvoor je je hebt aangemeld.

Gerechtvaardigd belang: beveiliging, fraudepreventie, support en productverbetering, afgewogen tegen jouw rechten.

Wettelijke verplichting: facturen en boekhouding bewaren.

Toestemming: marketingmails die studio's via Inkeva versturen, gaan alleen naar klanten die zich hebben aangemeld, en elke mail bevat een afmeldlink.

Waar gegevens worden opgeslagen

De regio van elke studio wordt bij het aanmaken bepaald op basis van het land. Studio's in de EU, de EER, het VK en Zwitserland worden opgeslagen in de Google Cloud-regio europe-west1 in België. Alle andere studio's worden opgeslagen in de Google Cloud-regio us-central1 in de Verenigde Staten.

Voor elke studio wordt een kleine hoeveelheid gegevens in de Verenigde Staten bewaard, zodat inloggen en facturering in alle regio's werken: gebruikersaccounts, de lijst met studio's waar iemand bij hoort en de abonnementsstatus.

Als persoonsgegevens uit de EER, het VK of Zwitserland buiten die gebieden worden verwerkt, baseren we ons op het EU-VS Data Privacy Framework als de aanbieder gecertificeerd is, en anders op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Wie ons helpt Inkeva te leveren

Deze aanbieders verwerken persoonsgegevens voor ons. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten. Nieuwe aanbieders kondigen we vooraf aan.

Hoe lang we gegevens bewaren

Studiogegevens worden bewaard zolang de studio een account heeft. Studio's bepalen hoe lang getekende formulieren en klantgegevens worden bewaard, nooit korter dan de wet waar ze werken vereist, en Inkeva wist gegevens automatisch als die termijn afloopt.

Betalingen en boekhouding worden bewaard zolang de belastingwet vereist: 10 jaar, tenzij het land van de studio een andere termijn kent.

Als een studio haar account sluit, verwijderen we haar gegevens binnen 90 dagen, behalve wat we wettelijk moeten bewaren. Verwijderde gegevens kunnen nog korte tijd in versleutelde back-ups staan voordat die verlopen.

Berichten via het contactformulier bewaren we maximaal twee jaar, zodat we supportgesprekken kunnen opvolgen.

Je rechten

Afhankelijk van waar je woont, kun je vragen om de persoonsgegevens die we over je hebben in te zien, te corrigeren, te verwijderen, een kopie in een overdraagbaar formaat te krijgen, het gebruik ervan te beperken of er bezwaar tegen te maken, en kun je je toestemming altijd intrekken.

Mail naar support@inkeva.com. We antwoorden binnen een maand. Bij klantgegevens die een studio bewaart, sturen we je verzoek als verwerker door naar de studio.

Ben je in de EU, de EER of het VK, dan kun je ook een klacht indienen bij je toezichthouder, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens en in België de Gegevensbeschermingsautoriteit. Woon je in een Amerikaanse staat met een privacywet, zoals Californië, dan heb je de rechten die die wet je geeft. We verkopen of delen geen persoonsgegevens voor gerichte advertenties.

Beveiliging

Gegevens worden versleuteld tijdens verzending en opslag. Gezondheidsantwoorden en gegevens van identiteitsbewijzen worden nog een keer versleuteld met aparte sleutels. Elk teamlid ziet alleen wat zijn rol toestaat, en gevoelige handelingen worden vastgelegd in het auditlogboek van elke studio.

Als een datalek persoonsgegevens raakt, informeren we de betrokken studio's zonder onnodige vertraging zodat zij aan hun eigen verplichtingen kunnen voldoen, en melden we het bij de autoriteiten waar de wet dat vereist.

Cookies en lokale opslag

We gebruiken alleen wat de dienst nodig heeft. Een cookie onthoudt je taal. Onze inlogprovider bewaart je sessie in de opslag van je browser, en de app onthoudt de laatste studio die je hebt geopend.

Om geautomatiseerd misbruik tegen te gaan, gebruikt de webapp Google reCAPTCHA Enterprise via Firebase App Check, dat eigen cookies kan plaatsen. We gebruiken geen advertentiecookies.

We meten met PostHog hoe Inkeva wordt gebruikt. In het dashboard legt het vast welke pagina's het team opent en een paar acties, zoals een studio aanmaken of een afspraak boeken, alleen gekoppeld aan een account-ID. Op onze website en in links voor klanten start het pas als je in de melding Toestaan kiest, en je keuze wordt in de opslag van je browser bewaard. We sturen nooit namen, e-mailadressen of telefoonnummers van klanten door en nemen geen sessies op.

Op onze openbare website gebruiken we ook Google Analytics, en alleen nadat je Toestaan kiest. Het plaatst eigen cookies om bezoeken te tellen en te zien welke pagina's worden gelezen. De advertentiefuncties staan uit, en Google ontvangt nooit gegevens van studio's of klanten.

Kinderen

Inkeva-accounts zijn voor eigenaren en medewerkers van studio's van 16 jaar of ouder. Studio's mogen gegevens vastleggen over klanten onder de 18 waar de lokale wet toestaat hen te tatoeëren met toestemming van een ouder of voogd. De formulieren van Inkeva ondersteunen die toestemming.

Wijzigingen in dit beleid

Als we dit beleid op een belangrijke manier wijzigen, mailen we studio-eigenaren minstens 30 dagen voordat de wijziging ingaat. De datum bovenaan toont de nieuwste versie.

Contact

Vragen of verzoeken over privacy: support@inkeva.com. We zijn een klein team en een mens leest elk bericht.