Quiénes somos
Inkeva es un software de gestión para tatuadores y estudios de tatuaje. En esta política, "nosotros" significa Inkeva.
Esta política cubre el sitio web inkeva.com, la app web de Inkeva y las apps de Inkeva para iOS y Android. Puedes contactarnos en support@inkeva.com.
Dos tipos de datos, dos papeles
Los datos de la cuenta del estudio son información sobre propietarios y personal que usan Inkeva: nombres, direcciones de correo, roles y ajustes. Para estos datos somos responsables del tratamiento.
Los datos de clientes son la información que un estudio guarda en Inkeva sobre sus propios clientes: reservas, datos de contacto, formularios de consentimiento, respuestas de salud, fotos y pagos. El estudio es el responsable de estos datos y nosotros somos su encargado del tratamiento. Solo los tratamos siguiendo las instrucciones del estudio y para prestarle el servicio.
Si eres cliente de un estudio y quieres ver, corregir o borrar tus datos, contacta primero con el estudio. También puedes descargar tus datos o pedir que se borren desde el enlace privado del portal que te envía el estudio. Si nos escribes a nosotros, pasamos tu solicitud al estudio y le ayudamos a responder.
Qué recogemos
Datos de la cuenta: tu nombre, dirección de correo, contraseña (guardada solo como hash seguro por nuestro proveedor de inicio de sesión), idioma, los estudios a los que perteneces y tu rol en cada uno.
Registros del estudio: todo lo que un estudio introduce o recibe en Inkeva, como nombres, datos de contacto y fechas de nacimiento de clientes, citas, proyectos, notas, archivos de diseños, fotos, formularios firmados, correos de la bandeja del estudio, material y contabilidad.
Pagos: los pagos los procesa Whop. Guardamos importes, fechas, estados y las referencias de Whop. Nunca vemos ni guardamos números de tarjeta completos.
Datos técnicos: la información necesaria para que el servicio funcione y esté protegido, como registros, tipo de dispositivo, versión de la app y tokens de notificaciones de las apps del equipo. Las direcciones IP usadas para limitar abusos solo se guardan como hash irreversible.
Mensajes que nos envías: lo que escribes en el formulario de contacto, con el botón de comentarios o en correos a support@inkeva.com.
Cuadro de preguntas: lo que escribes en el cuadro de preguntas de nuestra web se envía a OpenAI, junto con los mensajes anteriores de esa conversación, para redactar la respuesta. No guardamos preguntas ni respuestas en nuestros servidores, solo recuentos y tiempos. Tus conversaciones se guardan en tu propio navegador para que puedas volver a ellas. No escribas allí datos de salud ni de identidad de un cliente.
Datos de salud
Las respuestas del cuestionario de salud y los datos del documento de identidad son categorías especiales de datos según el RGPD y datos sensibles según varias leyes estatales de EE. UU. Inkeva los cifra por separado del resto del registro con claves guardadas en Google Cloud Key Management. Cada vez que alguien del estudio los abre, queda anotado en el registro de auditoría del estudio.
Los estudios son responsables de tener una base legal para recoger datos de salud. Los formularios de consentimiento de Inkeva piden el consentimiento para el tratamiento de datos por separado del consentimiento al tatuaje, para que los clientes puedan darlo de forma explícita.
Cómo usamos los datos
Para prestar el servicio: guardar los registros del estudio, mostrarlos a las personas adecuadas del equipo y enviar, en nombre del estudio, los correos que necesitan sus reservas, como confirmaciones, recordatorios, solicitudes de depósito, cuidados posteriores y recibos.
Para que Inkeva sea seguro y funcione: prevenir abusos, investigar problemas y responder a solicitudes de soporte.
Para gestionar nuestro propio negocio: cobrar a los estudios su suscripción y conservar los registros fiscales que exige la ley.
Para mejorar Inkeva, usando cifras y patrones de uso en lugar del contenido de los registros de los estudios.
No vendemos datos personales, no mostramos publicidad y no usamos los registros de estudios ni de clientes para entrenar modelos de aprendizaje automático.
Bases legales (UE, EEE y Reino Unido)
Contrato: tratamos los datos de la cuenta del estudio para prestar el servicio que contrataste.
Interés legítimo: seguridad, prevención del fraude, soporte y mejora del producto, sopesados frente a tus derechos.
Obligación legal: conservar facturas y registros contables.
Consentimiento: los correos de marketing que los estudios envían con Inkeva solo llegan a clientes que lo aceptaron, y todos llevan un enlace para darse de baja.
Consentimiento: la analítica en nuestra web pública y en los enlaces para clientes (Google Analytics y PostHog) solo funciona después de que elijas Permitir. Puedes cambiar de opinión cuando quieras en Ajustes de cookies, al pie de las páginas de la web. La misma elección se aplica a la cookie del enlace de socio (inkeva_aff).
Dónde se guardan los datos
La región de cada estudio se fija al crearlo, según su país. Los estudios de la UE, el EEE, el Reino Unido y Suiza se guardan en la región europe-west1 de Google Cloud, en Bélgica. Todos los demás estudios se guardan en la región us-central1 de Google Cloud, en Estados Unidos.
Una pequeña parte de los datos de cada estudio se guarda en Estados Unidos para que el inicio de sesión y la facturación funcionen entre regiones: las cuentas de usuario, la lista de estudios de cada persona y el estado de la suscripción.
Cuando se tratan datos personales del EEE, el Reino Unido o Suiza fuera de esas zonas, nos basamos en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. si el proveedor está certificado y, si no, en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.
Quién nos ayuda a prestar Inkeva
Estos proveedores tratan datos personales por cuenta nuestra. Cada uno está sujeto a un acuerdo de tratamiento de datos. Anunciaremos los nuevos con antelación.
| Proveedor | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| Google Cloud y Firebase | Alojamiento, bases de datos, almacenamiento de archivos, inicio de sesión y sus correos, claves de cifrado y tareas en segundo plano | Bélgica (estudios de la UE) o Estados Unidos |
| Google Analytics | Contar las visitas a nuestra web pública, solo después de que elijas Permitir | Estados Unidos |
| Cloudflare | Servir el sitio web y la app, y recibir los correos enviados a las direcciones de bandeja de los estudios | Red mundial, lo más cerca posible del visitante |
| Zoho | Enviar correos desde noreply@inkeva.com y recibir correos en support@inkeva.com | Unión Europea o Estados Unidos |
| Whop | Pagos que los estudios cobran a sus clientes y suscripciones de Inkeva en la web | Estados Unidos |
| Apple y Google | Suscripciones compradas en las apps de iOS y Android | Estados Unidos |
| RevenueCat | Mantener sincronizado el estado de las suscripciones de las apps con la web | Estados Unidos |
| Expo | Entregar notificaciones a las apps del equipo | Estados Unidos |
| Google Calendar y Microsoft Outlook | Sincronización de calendario, solo cuando un miembro del equipo conecta su propio calendario | Depende de la cuenta del miembro del equipo |
| PostHog | Estadísticas de uso: páginas vistas y algunas acciones, sin datos de clientes | Unión Europea (estudios y visitantes de la UE) o Estados Unidos |
| OpenAI | Redactar las respuestas del cuadro de preguntas de nuestra web | Estados Unidos |
Mapas en las páginas de los estudios
La página de un estudio puede mostrar un mapa de dónde está. Tu navegador carga el mapa desde OpenFreeMap (openfreemap.org) solo cuando llegas a esa parte de la página y, como cualquier web, OpenFreeMap ve entonces tu dirección IP.
Cuando un estudio guarda su dirección, buscamos su posición con el servicio Nominatim de OpenStreetMap. Solo enviamos la dirección del estudio, nunca nada sobre sus clientes. Mientras se configura un estudio, la búsqueda de direcciones envía lo que se escribe a Photon, un buscador de OpenStreetMap gestionado por komoot en Alemania. La solicitud sale de nuestros servidores, no de tu dispositivo.
Cuánto tiempo guardamos los datos
Los registros del estudio se guardan mientras el estudio tenga cuenta. Los estudios deciden cuánto tiempo guardar los formularios firmados y las fichas de clientes, nunca menos de lo que exige la ley donde trabajan, e Inkeva borra los registros automáticamente cuando termina ese plazo.
Los pagos y registros contables se guardan el tiempo que exige la ley fiscal, que es de 10 años salvo que el país del estudio fije otro plazo.
Cuando un estudio cierra su cuenta, borramos sus registros en un plazo de 90 días, salvo lo que la ley nos obligue a conservar. Los datos borrados pueden permanecer poco tiempo en copias de seguridad cifradas hasta que estas caducan.
Los mensajes enviados con el formulario de contacto o el botón de comentarios se borran automáticamente dos años después de llegar.
Tus derechos
Según dónde vivas, puedes pedir ver los datos personales que tenemos sobre ti, corregirlos, borrarlos, recibir una copia en un formato portable, limitar u oponerte a su uso y retirar tu consentimiento en cualquier momento.
Escribe a support@inkeva.com. Respondemos en un mes. En el caso de datos de clientes que guarda un estudio, pasamos tu solicitud al estudio como su encargado del tratamiento.
Si estás en la UE, el EEE o el Reino Unido, también puedes reclamar ante tu autoridad de protección de datos. Si vives en un estado de EE. UU. con ley de privacidad, como California, tienes los derechos que te da esa ley. No vendemos ni compartimos datos personales para publicidad dirigida.
Seguridad
Los datos se cifran en tránsito y en reposo. Las respuestas de salud y los datos de identidad se cifran una segunda vez con claves separadas. Cada miembro del equipo solo ve lo que su rol permite y las acciones sensibles quedan anotadas en el registro de auditoría de cada estudio.
Si una brecha afecta a datos personales, avisamos a los estudios afectados sin demora indebida para que puedan cumplir sus propias obligaciones, e informamos a las autoridades cuando la ley lo exige.
Menores
Las cuentas de Inkeva son para propietarios y personal de estudios de 16 años o más. Los estudios pueden registrar información de clientes menores de 18 años cuando la ley local permite tatuarlos con el consentimiento de un padre, madre o tutor. Los formularios de Inkeva recogen ese consentimiento.
Cambios en esta política
Cuando cambiemos esta política de forma importante, escribiremos a los propietarios de estudios al menos 30 días antes de que el cambio entre en vigor. La fecha de arriba indica la versión más reciente.
Contacto
Preguntas o solicitudes sobre privacidad: support@inkeva.com. Somos un equipo pequeño y una persona lee cada mensaje.